2 de diciembre de 2016

Arxivers de carrer

D’ençà d’uns anys que sentim parlar del concepte de transparència documental, i no només als cercles d’arxivers i gestors documentals, sinó també a altres diversos sectors públics i privats. El treball de difusió del nostre col·lectiu sobre la necessitat que les institucions apliquin la transparència documental no deixa de ser una tasca de constància i tenacitat de molts de nosaltres (moltes vegades desinteressada). Amb tot, encara avui sorprèn en alguns casos la feina a iniciar, i en d’altres casos la feina a desenvolupar. La transparència documental i el dret d’accés a la informació pública, entre d’altres, són conceptes democràtics completament estesos a altres països desenvolupats. A l’estat espanyol, però, el desenvolupament d’aquests conceptes són figues d’un altre paner, ja que en un estat tan clàssic, tradicional i jeràrquic, on els poders fàctics controlen molts àmbits de la nostra societat i seleccionen de forma arbitrària moltes dades i informació que ens arriba, l’interès d’uns quants preval sobre els drets comuns de la majoria. En especial, aquests fets es donen sobre les classes socials més desfavorides i marginades, i entre grups no totalment alfabetitzats, ja siguin algunes persones d’edat avançada o determinades ètnies, entre d’altres.
arxivers de carrer - 3Respecte d’aquesta qüestió, creiem que en alguns casos determinades administracions públiques, i sobretot diverses institucions privades (com, per exemple, les empreses elèctriques), no acaben de concretar models i dissenys d’informació que siguin orientatius i didàctics, i que tinguin per finalitat arribar a tot tipus de gent. I ho diem bé, tot tipus de gent. Encara que molts de nosaltres no en siguem del tot conscients, entre les classes socials més desfavorides o marginades podem arribar a contemplar una greu ignorància i un gran desconeixement sobre els drets que tenen les persones a estar degudament informades. En aquest sentit, una gran quantitat de ciutadans encara desconeixen alguns instruments que es fan servir actualment a l’e-administració i, amb una acceleració desmesurada de la complexitat d’aquests instruments, estarem oblidant aquells que tenen menys recursos en diferents àmbits.
Per combatre aquestes desigualtats, els arxivers podem estar al seu costat per informar i assessorar de forma planera. Així doncs, a vegades som arxivers de palaus i castells, però també hem de ser arxivers de carrer que lluitin per crear i accionar camins accessibles i senzills per a tots els ciutadans. Uns camins on, per exemple, els portals de transparència, les seus electròniques, i els apartats referents als Open Data tinguin una interfície més amigable i definida. Camins amb vies i línies rectes, i no laberints o encreuats que confonguin. En aquest sentit, tenim l’experiència professional de saber que la documentació física és més fàcil d’entendre per a aquests determinats grups socials, tot i que amb l’aplicació d’una e-administració més intuïtiva podem arribar a una xarxa poblacional més àmplia.
Quant a la definició sobre el dret d’accés a la informació pública –o, en aquest punt, millor dit la indefinició– serveixi d’exemple el punt 5 de l’article número 5 de la Llei de transparència espanyola, el qual ens diu “Toda la información será comprensible, de acceso fácil y gratuito y estará a disposición de las personas con discapacidad en una modalidad suministrada por medios o en formatos adecuados de manera que resulten accesibles y comprensibles, conforme al principio de accesibilidad universal y diseño para todos”. Aquest punt no deixa de ser un exemple de l’incompliment de la llei en alguns casos, ja que molta informació i moltes dades exposades en determinats portals de transparència o seus electròniques no acaben de ser comprensibles ni de tenir un fàcil accés. A més a més, hem de criticar que en molts casos també s’obvia una adequada disposició d’aquesta informació a les persones amb discapacitats.
Des de llavors, fomentem la necessitat de la figura de l’arxiver de carrer, un arxiver de la gent i per a la gent, un arxiver que defensi la nostra professió i que també assessori els ciutadans més desfavorits contra opacitats i injustícies socials. Els arxivers i gestors documentals podem oferir aquestes eines a ciutadans desinformats, i moltes vegades inclús desorientats, i així podem donar-nos-hi  a conèixer de forma oberta. Cal donar suport a les bases ciutadanes més marginades per poder oferir-los els instruments de consulta de dades i informació que siguin més adients i entenedors.
En relació amb el que acabo d’esmentar, els arxivers i gestors documentals som una de les potes de referència per poder combatre aspectes antidemocràticsde l’actual societat com, per exemple, la taca de la corrupció, però necessitem l’ajuda i la força de tot veí d’escala, de qualsevol ciutadà de carrer, entenent així que, excepte quatre gats, gairebé tots som part d’una mateixa cosa, i que l’ajuda que nosaltres podem oferir pot retornar en suport ciutadà d’un ampli ventall de grups i col·lectius. Volem combatre els casos Nóos, Gürtel o Palma Arena, entre tants i tants d’altres, però també volem combatre els petits fraus del dia a dia, les corrupteles que provoquen les desigualtats i injustícies als més indefensos. Volem combatre els episodis Bárcenas, Rita, Camps, Correa i tants i tants d’altres, però també volem donar suport a la lluita contra la corrupció més local, com l’exemple del cas Mercuri amb la imputació de Manuel Bustos (exalcalde de Sabadell), entre d’altres.
Sincerament, crec que el ciutadà té la seva gran part de responsabilitat, però també crec que som nosaltres els que hem d’engegar actituds. Els arxivers som uns determinats professionals que complim les nostres missions i objectius, però alhora també som ciutadans, i tenim una doble responsabilitat per poder millorar i democratitzar plenament almenys una part de l’actual societat. Tenim la necessitat i l’obligació de donar més impuls a la figura de l’arxiver de carrer. Tenim l’obligació d’ampliar el coneixement sobre arxius i gestió documental entre una gran xarxa poblacional, i entre totes les classes, grups i ètnies, sense cap tipus de distincions.
Per acabar, vull puntualitzar que, respecte del que he esmentat, per norma general, el nostre sector professional realitza aquests esforços pedagògics tot i no rebre les inversions i subvencions necessàries. Amb tot, pel que fa al factor humà, sempre existeix la possibilitat de donar un petit pas més enllà.

11 de febrero de 2016

Football Leaks (accés documental al futbol).

Ara fa un temps, llegint els diaris esportius em va sobtar trobar-me amb una notícia relacionada amb l’àmbit de la transparència i l’accés documental. En aquesta notícia es parlava del contracte i de les quantitats desglossades del traspàs d’un afamat jugador de futbol en relació amb el club que al seu moment el va fitxar.
Tot seguit, vaig poder observar que la font d’informació d’aquesta notícia provenia d’un portal web que té com a finalitat exposar i donar a conèixer  documents “secrets” del món del futbol, un portal anomenat Football Leaks amb més de 500 gigabytes de documents. Amb tot, la vertadera font d’informació es desconeix, ja que aquest tipus d’organització té com a valor principal preservar l’anonimat d’aquestes fonts originals.
Però abans de seguir en matèria, ens hem de preguntar, què és un “leak”? El diccionari oficial de Cambridge recull el concepte “leak” com: “filtració, gotera, o forat”. Per tant, quan parlem de Football Leaks estaríem parlant de filtracions d’informació futbolística mitjançant l’accés obert de documentació d’aquest àmbit.


Florentino Pérez

En aquest sentit, un cop vaig llegir la notícia, aquestes filtracions d’informació futbolística em van fer reflexionar sobre una relació òbvia, Wikileaks, Vatileaks, i ara Football Leaks. En aquell moment, el primer que vaig rumiar va ser: “Potser l’ombra de Julian Assange és més llarga del que ens pensàvem en un principi”. Seguidament, la reflexió va ser la següent: “Política, religió, futbol (esport de masses), conceptes que malauradament la gran majoria de vegades creuen camins”. Aquests són àmbits de tal magnitud popular que penso que hom pot intuir l’objectiu d’aquests “leaks” d’informació. La resposta és evident, que el seu ressò arribi a un màxim número possible de persones, i talment, que aquestes filtracions tinguin un abast informatiu exponencial i majoritari.
Ara bé, respecte a les diferents organitzacions, crec que no es pot donar una mateixa credibilitat als documents de les diferents filtracions que es duen a terme per exemple a Wikileaks, a Vatileaks, o a Football Leaks. Al respecte, deixo de banda les filtracions de l’organització Vatileaks, però pel que fa a les filtracions de Wikileaks, tal i com exposa en Joan Soler Jiménez al seu article anomenat “Wikileaks guanya en credibilitat”, “l’opció de veure el document de la mateixa manera en què va ser produït aporta un valor afegit de credibilitat”, fet que no va ser possible durant les primeres filtracions de l’organització sense ànim de lucre.
Pel que fa a Football Leaks, hem pogut observar alguns exemples de filtracions en què la credibilitat dels documents és més propera a les últimes filtracions de Wikileaks que no pas a les primeres. Això mateix és el que succeeix al cas anteriorment exposat sobre el contracte del jugador de futbol Gareth Bale, al igual que a altres casos contractuals més recents, com és el cas de la fallida del fitxatge del porter del Manchester United. F.C. David De Gea pel Reial Madrid C.F. , el  qual finalment no es va poder resoldre per “curiosos” problemes informàtics en l’últim moment de possibilitar el transfer documental, De tots dos, podem afirmar que són còpies simples imitatives que es poden descarregar en format PDF. Aquest fet, no va ser possible durant les primeres filtracions de Wikileaks, però l’organització va modificar posteriorment aquest aspecte, i al seu temps, Assange va fer possible l’obertura d’una finestra no tancada a l’actualitat, ans al contrari, una finestra més oberta que mai una dècada posterior al llançament del lloc web al 2006.
D’altra banda, i sense voler entrar en detall sobre lleis i normatives, tot i la transparència i l’accés d’aquests documents, els arxivers i gestors documentals, hem de saber reconèixer quins són els límits d’accés d’aquestes filtracions. És a dir, quan parlem de límits parlem sobretot de drets específics i de dades personals. Així, tal i com es poden observar als contractes anteriorment esmentats, apareixen algunes dades personals d’actors implicats, sobre les quals podem saber si queden sota el paraigües de la Llei Orgànica 15/1999 de protecció de dades de caràcter personal i d’altres lleis i normes, o pel contrari, aquestes dades personals no resten protegides. És aquí on hem de saber diferenciar si les persones que intervenen en els contractes ho fan com a persones físiques o jurídiques, si preval l’interès públic o el dret dels afectats, i si escau, identificar si aquests documents vulneren els drets d’intimitat, honor i pròpia imatge, entre d’altres. Reitero que no entrarem en detalls sobre aquestes qüestions legals, però sí reivindico la importància del arxiver i gestor documental com a col·laborador i part fonamental d’altres sectors com per exemple el periodisme, ja que els arxivers també tenim eines i instruments vàlids per poder resoldre dites qüestions referents a l’accés dels documents. 
En definitiva, creiem necessari reivindicar novament la transparència documental, però des d’una vessant arxivística, ja que es comencen a obrir noves vies d’accés documental en organitzacions i entitats fins ara no explorades. Els arxivers i gestors documentals hem de tenir una vertadera proximitat amb els periodistes i els mitjans de comunicació per tal de col·laborar amb ells i poder oferir la nostra capacitat tècnica i professional. Amb Wikileaks va ser la política, amb Vatileaks la religió, i amb Footballeaks un esport de masses com és el futbol, quin serà el darrer pas?


Julian Assange, editor de Wikileaks

24 de diciembre de 2015

El running i els arxius

El running és una paraula anglesa què es refereix a l’activitat de córrer, i es pot vincular a un nivell competitiu o a un nivell de pràctica amateur. D’ençà uns anys, aquesta activitat ha patit un canvi d’imatge publicitària i un èxit exponencial. Alguna de les causes d’aquest èxit ha sigut el recolzament de grans campanyes de màrqueting amb una base fonamentada en la dedicació al cos. Aquest fet ha provocat una difusió massiva d’aquesta activitat entre gran part de la població. Així doncs, actualment podem afirmar que el running es troba en el zenit de la seva popularitat. Ara bé, se’ns planteja una contradicció sobre el concepte actual referent al running específicament amateur.
D’una banda, tot i no estar en contra de la pràctica d’aquesta modalitat de running, des del nostre parer, l’increment de forma descontrolada d’aquesta activitat, ha suposat una diferenciació abismal d’aspectes qualitatius entre les pràctiques que fan els professionals de l’atletisme, i aquelles que realitzen alguns iniciats d’aquesta activitat. En aquest sentit, i en diverses ocasions, ens hem trobat amb exemples de gent no versada, la qual pràctica el running sense un mínim coneixement previ sobre la matèria. http://saludbarcelona.com/2014/09/26/consejos-para-incorporarse-al-running-amateur/. Al seu temps, aquesta gent iniciàtica es veu a si mateixa totalment preparada per a córrer grans distàncies tan sols per haver comprat o adquirit tots els complements que envolten a la pròpia activitat. Al respecte, podem dir que l’hàbit no fa al monge, i així mateix, cal tenir en compte altres aspectes de contingut que siguin més importants per a la salut, com per exemple iniciar i finalitzar el running amb estiraments adequats, saber si una persona excessivament grassa pot començar a exercitar-se en carrera o ho ha de fer caminant,  o talment, escollir un espai de pràctica en un entorn proper a la naturalesa i sense una excessiva contaminació urbana, entre d’altres. Hom sap que és bo i saludable realitzar esport, com per exemple el cas que exposem, però fins i tot a aquest nivell no professional, si no es desenvolupa de forma correcta i tècnica, es poden presentar problemes futurs de salut.

En un altre àmbit, i anteposant de forma accentuada que volem salvar les distàncies entre el running i el nostre sector, és a dir, l’arxivística i la gestió documental, podem afirmar que trobem paral·lelismes. D’una banda, estem totalment d’acord en donar a conèixer els arxius i la gestió documental a la ciutadania i als sectors no relacionats amb l’arxivística, és el concepte (open archives). Amb tot, hem de saber explicar de forma detallada i concreta que no s’ha de confondre l’accés obert als arxius, amb la voluntat de practicar arxivística sense coneixements previs. Al respecte, no volem que aquesta afirmació expressi una connotació marcadament elitista, però al igual que molta gent pràctica running sense haver fet mai esport, observem que usuaris i personal d’altres sectors no especialitzats en arxivística o en gestió documental, realitzen funcions pròpies del nostre sector sense consulta professional prèvia. 
En aquest sentit, amb una pressa de decisions sense la preparació adequada es poden produir futurs errors o marcades oscil·lacions envers la planificació estratègica sobre la gestió documental, així com greus deficiències en els passos a seguir durant l’acció dels diferents processos documentals que recorren els documents durant el cicle de vida dels mateixos. En diverses ocasions, aquest personal no especialitzat, d’una banda intenta realitzar massa funcions arxivístiques alhora (ja seguint ordres de caps i directius o de motu propio), i d’altra banda, intenta executar activitats no incloses dins l’àmbit de la seva preparació professional o acadèmica. Aquest fet té com a conseqüència directa la deixadesa de tasques no resoltes, o talment finalitzades però d’una forma completament errònia. Així doncs, denunciem l’intrusisme professional, la mala praxis, i la falta de rigor i tecnicisme d’agents no especialitzats.
Per aquells que puguin argumentar que els arxivers som massa puristes, els hi hem de dir que mai hem estat en contra de la col·laboració. Sense cap mena de dubte, ja que a diferència del que es pugui pensar, la nostra professió té una gran història de cooperació i col·laboracionisme. D’aquesta manera, els arxius es relacionen amb sectors tan diversos com el dret, les tecnologies de la informació, o inclús podríem dir que el periodisme, entre d’altres. Tan sols estem en contra del concepte de l’arxivística com a moda popularitzada que no segueixi unes línies d’actuació homologades i anteriorment analitzades, planificades i concretades per individus, institucions, organismes o col·lectius amb una àmplia preparació en arxius. Estem en contra d’una imatge distorsionada, o d’una popularitat caduca i efímera de l’arxivística i la gestió documental, tal i com es podria donar en un temps futur amb el running amateur si aquesta pràctica no té un recolzament i una mínima formació tècnica de l’atletisme professional, o de camps com la fisioteràpia o la dietètica, entre d’altres. L’arxivística no és una moda popular, per a molts professionals del sector és una ciència.

Per tant, reivindiquem la importància de que els arxivers i els gestors documentals fem arribar a la ciutadania i als diferents sectors professionals, què és allò que fem i quins són els nostres valors, és a dir, que ens coneguin i ens entenguin en profunditat amb un llenguatge senzill i entenedor. Una arxivística a peu de carrer perquè les organitzacions, però també els particulars, puguin saber quines són les diferències entre contractar serveis qualificats i serveis no qualificats.  En definitiva, difondre al conjunt de la societat una afirmació ben clara i nítida: no som pas running amateur mal executat, sinó un atletisme professional proper a la gent.



27 de julio de 2014

Evaluación documental en las empresas

En primer lugar, queremos indicar que en éste artículo, no entraremos a hablar específicamente de aspectos técnicos de la evaluación documental. Con todo, queremos destacar, que cuando hablamos de evaluación documental, hacemos referencia a un aspecto de la archivística y la gestión documental de especial importancia. La evaluación documental en si misma, como función, presenta diversas acciones de trabajo, como por ejemplo, la elaboración de una propuesta de evaluación documental, la aplicación de la misma, el propio procedimiento  de eliminación documental, o la aplicación de técnicas de muestreo, entre otras muchas. 
Sin embargo, aquí queremos exponer de forma muy generalizada algunas cuestiones y posibles planteamientos en relación a la evaluación documental de las empresas privadas y de la administración pública. En este sentido, y entrando en materia, podemos afirmar que todos y cada uno de los modelos de evaluación documental presentan una legislación bien definida en el ámbito público. Un ejemplo de ello en Cataluña, sería la labor que ejerce el órgano colegiado de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental  (CNAATD), la cual se encarga de diversas acciones de forma reglamentada y definida. Las acciones de la CNAATD se ejercen bajo la normativa del Decreto 13/2008, y en referencia a las órdenes, acuerdos y resoluciones del Departament de Cultura y su Conseller de Cultura de la Generalitat de Catalunya, y de la propia CNAATD. Asimismo, la aplicación de las TAD (Taules d’Avaluació Documental) resultan imprescindibles para poder llevar a cabo una conservación y eliminación documental de forma analítica, ordenada, y eficiente.
Ahora bien, ¿qué normativa y regulación estandarizada encontramos en la evaluación documental que aplican las empresas privadas? La respuesta es muy sencilla, una reglamentación propia. No existe una normativa y reglamentación estandarizada sobre evaluación documental en las empresas privadas. Por otro lado, sabemos que la legislación interna privada se plantea totalmente fuera del ámbito de la legislación pública. Asimismo, intuimos que existen motivos de cierta opacidad y de estrictas competencias profesionales, que hacen que las empresas privadas ejerzan dicha reglamentación interna y que les lleve a resguardar intereses económicos y competitivos respecto a otras empresas.
Sin embargo, desde nuestro ámbito, es decir, desde la archivística y la gestión documental, debemos ofrecer soluciones a las empresas privadas con el objetivo que entiendan, que en ciertos aspectos, la acogida a una normativa y una reglamentación  definida sobre evaluación documental no supone desventajas empresariales. Es más, sabemos que conservar demasiada documentación es inviable e insostenible. Sabemos que cuanta mayor cantidad de documentación disponemos, mayor es el ejercicio de acceso y búsqueda, tanto por la dificultad como por el tiempo. Igualmente, sabemos que en una empresa el tiempo es dinero. Por lo tanto, ¿por qué no aplicar en nuestra empresa métodos públicos de éxito?
En consecuencia, y desde nuestro punto de vista, el éxito para optimizar la evaluación documental de las empresas privadas, se encuentra en el equilibrio entre las competencias profesionales y organización de una empresa, y las acciones de estandarización que ofrece la reglamentación y la normativa pública. Hallar un término medio, seria a nuestro parecer, una fórmula de gestión exitosa de la evaluación documental.  Al mismo tiempo, tenemos claro que la tarea es arduo complicada debido a los múltiples conflictos de interés que se presentan en el camino, pero si los archivos de empresas privadas consiguen con ciertos mecanismos públicos, agilizar los procesos de transferencias, conservación y eliminación documental (total o parcial), significaría una importante reducción de costes y unos reportes gananciales a medio y largo plazo.
En definitiva, éste artículo tan solo pretende vislumbrar las posibilidades de beneficio que puede llegar a obtener una empresa privada acogiéndose al aprendizaje de la gestión documental pública. En concreto, en lo que se refiere a la evaluación documental y a sus acciones. Por norma general, y en ciertas ocasiones, la administración pública acoge prácticas que desempeña el ámbito privado para la mejora de la gestión pública. En éste caso, planteamos una práctica eficiente de la gestión documental pública que pueden ser de gran beneficio al ámbito privado.




16 de marzo de 2013

El gestor documental y las empresas

Dentro de la sociedad de la cual formamos parte, existen diversos poderes que conducen al individuo o al colectivo, a una posición de ventaja de un colectivo respecto a otro y de un individuo respecto a otro. Uno de esos poderes es la información en sí misma. Así pues, y utilizando el tópico, la información es poder, una adecuada gestión y organización de dicha información mediante herramientas eficaces, supone ir un paso por delante en la era global de la información.
Las empresas privadas suelen disponer de un conjunto tecnológico y humano capacitado para llevar a cabo sus misiones y objetivos. Ahora bien, dentro de los menores o mayores organigramas de cada empresa, y en función del tamaño o relevancia en su sector o sectores, solemos echar en falta un cargo de gran importancia para la adecuada organización de la documentación de dichas empresas, es decir, el gestor documental.
Desde nuestro punto de vista, nos encontramos ante un vacío de profesionalidad y especialización en cuanto a la gestión documental. Sobretodo en lo que respecta a las pequeñas y medianas empresas, todo hay que decirlo, en muchas ocasiones, por falta de recursos económicos. De este modo, y con el fin de ahorrar costes de personal, muchas empresas privadas, recurren a la contratación de auxiliares administrativos o administrativos de diversas categorías, que desempeñan diversas funciones muy diversas, pero que no están formados y especializados en un aspecto administrativo que cada día cobra más importancia por si sola, la documentación. Con ello no queremos maltratar ni menospreciar el maravilloso trabajo que realizan algunos profesionales administrativos, pese a la imposición de múltiples tareas, y sus reducidos salarios.






Por contra, lo que queremos resaltar es la eficacia y ventaja que puede suponer la contratación de una figura especializada en la organización, tratamiento, conservación y eliminación, u otros aspectos fundamentales de la gestión documental, como los llevaría a cabo el gestor documental. Así pues, la inclusión de un gestor documental en una empresa privada ayuda a resolver los problemas que puede llegar a tener dicha empresa si no se solucionan con inmediatez y resolución. La ingente producción de documentación que suele llegar a generar una empresa al cabo de poco años, puede gestionarse de forma adecuada con el fin de ganar tiempo y espacio, y por ende beneficios. Una empresa con una correcta gestión documental y un profesional del ámbito consigue beneficios, ya que la documentación es una parte sustancial y decisiva dentro del organigrama y el circuito administrativo de una empresa.
Aunque en un principio, pueda parecer arriesgado y contradictorio, la función del gestor documental en una empresa privada ayuda a gestionar la información y a acotar los canales y procesos de administración, y a reducir la burocracia. En un mundo donde gestionar la información y la documentación de manera adecuada, lleva a posicionar a una empresa a lugares de excelencia y beneficio. Pese a los momentos de recesión económica, cuesta pensar en la falta de inversión para la contratación de una figura profesional especializada que sepa de forma detallada cuestiones como: qué, cómo, cuándo, y dónde se debe gestionar la documentación.
En definitiva, un gestor documental puede crear un completo sistema de gestión documental, y de ese modo, describir, ordenar, clasificar, tratar, conservar, eliminar, y un sinfín más de funciones de la gestión documental, con el principal objetivo de que una empresa pueda obtener categorías de rigor, innovación, seguridad, organización, y ahorro de costes, reportando a su vez un notable incremento de los beneficios. Así pues, desde este humilde espacio, animamos a la contratación y a la difusión social por parte de las empresas privadas de la figura especializada y profesional del gestor documental.